如何編制《APS項(xiàng)目范圍說明書》 （一）
每一個(gè)參與過項(xiàng)目管理或者學(xué)習(xí)過項(xiàng)目管理的人都知道《項(xiàng)目范圍說明書》是一份多么重要的文件，APS項(xiàng)目當(dāng)然也不例外?！俄?xiàng)目范圍說明書》教條主義一點(diǎn)的觀點(diǎn)是在APS實(shí)施項(xiàng)目開始時(shí)編制成文的。事實(shí)上它有一個(gè)逐漸變化演繹的，且在項(xiàng)目前期立項(xiàng)階段就需要了。業(yè)主方在編制預(yù)算時(shí)、發(fā)放招標(biāo)文件時(shí)、簽署實(shí)施合同時(shí)、項(xiàng)目正式啟動(dòng)到項(xiàng)目驗(yàn)收的所有過程都需要《項(xiàng)目范圍說明書》的支撐和指引。
現(xiàn)實(shí)的情況卻非常不理想，由于APS項(xiàng)目案例不多，可以借鑒的文檔更少，同時(shí)項(xiàng)目業(yè)主方一般都是首次接觸APS實(shí)施項(xiàng)目，而賣方又基于意愿和/或能力原因，也不會積極編制好的項(xiàng)目范圍說明書，再加上雙方利益博弈的考量，因此很少的項(xiàng)目能夠有一份良好的《項(xiàng)目范圍說明書》。糟糕的情況就發(fā)生了：
1.業(yè)主方編制預(yù)算時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就頭暈了，到底預(yù)算是多少？問了幾個(gè)供應(yīng)商，好像差別很大。向上申請預(yù)算數(shù)額大了，擔(dān)心領(lǐng)導(dǎo)不批準(zhǔn)；申請預(yù)算數(shù)額小了，到時(shí)候補(bǔ)充預(yù)算，麻煩更大，弄不巧項(xiàng)目也做不下去。
2.業(yè)主方招標(biāo)時(shí)，《項(xiàng)目范圍說明書》模糊不清，埋下了無窮后患。膽大的供應(yīng)商什么都答應(yīng)，反正后面再想辦法。謹(jǐn)慎的供應(yīng)商一大堆澄清要求，也不敢對模糊的要求隨便答應(yīng)，考慮太多，結(jié)果報(bào)價(jià)就高了。有位實(shí)施商的老板告訴我，“給客戶報(bào)價(jià)，就好比是賭玉石，項(xiàng)目沒做完都不知道人天估多了還是估少了”。
3.招完標(biāo)，簽合同了，問題來了，雙方對項(xiàng)目工作內(nèi)容爭議很大，很難達(dá)成一致，或者帶病進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。
4.正式實(shí)施時(shí)，整個(gè)項(xiàng)目存在嚴(yán)重的爭議、博弈。這樣的項(xiàng)目，要么強(qiáng)勢的買方把賣方壓得死死地,要么狡猾的賣方把買方坑得死死地。實(shí)施APS的初衷早被扔得遠(yuǎn)遠(yuǎn)地。最后不僅雙方傷痕累累，整個(gè)行業(yè)也是談虎色變，嚴(yán)重制約了APS的普及推廣。
那么APS項(xiàng)目到底該怎么編寫《項(xiàng)目范圍說明書》呢？先讓我們?nèi)フ艺視镜闹敢?，查查PMP手冊得到的是“詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說明書應(yīng)包含產(chǎn)品的范圍描述、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、可交付成果、項(xiàng)目的主要責(zé)任、制約因素、假設(shè)條件。”
首先是“產(chǎn)品的范圍描述”，對于APS來說就是項(xiàng)目的實(shí)施范圍，它應(yīng)該從幾個(gè)維度來描述：
組織范圍：詳細(xì)描述業(yè)主方的哪些工廠、哪些車間、哪些班組，包括什么不包括什么，寫清楚就可以了；
涉及的產(chǎn)品范圍：業(yè)主方可能有很多產(chǎn)品系列，是全覆蓋還是部分覆蓋，需要在此說明；
計(jì)劃業(yè)務(wù)范圍：一般來說，APS可以支持的計(jì)劃業(yè)務(wù)主要分為3大塊，第一塊是支持工廠進(jìn)行遠(yuǎn)期供需平衡與資源規(guī)劃（S&OP）、支持各周期的主生產(chǎn)計(jì)劃編制、支持交期答復(fù)（ATP/CTP）、多工廠任務(wù)分配等等，一般我們稱它為AP（高級計(jì)劃）。第二塊是支持計(jì)劃部門編制詳細(xì)的短期的加工計(jì)劃（常見的是展望3天到一周的日計(jì)劃），組織顆粒度細(xì)化到工序、機(jī)臺，時(shí)間顆粒度細(xì)化到分鐘級，一般我們稱它為AS（高級調(diào)度），這一塊是APS最難的部分，可能牽涉到非常復(fù)雜的約束和優(yōu)化邏輯。第三塊是支持計(jì)劃部門編制物料計(jì)劃（MRP），和/或者進(jìn)行物料齊套分析、欠料分析、替代物料使用方案模擬、物料制約排產(chǎn)等，如果業(yè)主方已經(jīng)在ERP中實(shí)現(xiàn)了此類功能，往往就不選用這些業(yè)務(wù)了。
工序范圍：當(dāng)我們選擇了AS時(shí)，需要進(jìn)一步詳細(xì)描述工序范圍，把前面所有產(chǎn)品系列的工序描述出來，工序的顆粒度起先可以粗一點(diǎn)。如果業(yè)主方很清楚自己的生產(chǎn)計(jì)劃邏輯時(shí)，可以把工序分分類，分成ABC三類。A類：APS項(xiàng)目需要詳細(xì)研究其約束和優(yōu)化邏輯；B類：不需要展開仔細(xì)研究，但是需要呈現(xiàn)排產(chǎn)結(jié)果（開工時(shí)間、完工時(shí)間），該結(jié)果往往是基于前后道的工序簡單推理得出；C類工序：該工序物理上是存在的，但是不需要單獨(dú)進(jìn)行計(jì)劃管理，因此可以合并到臨近的工序管理。
IT系統(tǒng)集成范圍：根據(jù)上面APS項(xiàng)目業(yè)務(wù)范圍，能夠大致推理出需要哪些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，再根據(jù)這些數(shù)據(jù)存在于哪些現(xiàn)有的IT系統(tǒng)例如ERP、MES、WMS、CAPP、PLM等，確定數(shù)據(jù)接口涉及的范圍。
寫清楚了上面這些內(nèi)容，我們就稱它為《項(xiàng)目范圍說明書0.1》，整個(gè)項(xiàng)目的工作量基本就清晰了。下面是一個(gè)案例示范。
用來做預(yù)算和初步報(bào)價(jià)時(shí)，需要加上買賣雙方的分工職責(zé)，寫清楚后得到《項(xiàng)目范圍說明書0.2》，就可以。
雙方分工的職責(zé)，通常是這樣的：
業(yè)主方負(fù)責(zé): 數(shù)據(jù)收集準(zhǔn)備；APS建模后的用戶接受測試；操作手冊編寫；項(xiàng)目管理部分工作；組織上線、驗(yàn)收；已有IT系統(tǒng)側(cè)的接口（輸入輸出）；項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的評審；接受各種調(diào)研、培訓(xùn)；參與各種討論、評審等。
實(shí)施顧問職責(zé)通常包括項(xiàng)目管理部分工作；需求調(diào)研、總結(jié)提煉、送審；方案討論、編制、送審；建模和APS軟件及接口開發(fā)；單元測試、組織用戶接受測試、組織上線、組織培訓(xùn)等等
下一步，業(yè)主方需要進(jìn)行招標(biāo)和簽署合同了，我們需要持續(xù)更新升版《項(xiàng)目范圍說明書0.2》，整個(gè)內(nèi)容很多，限于篇幅，我們在后面的文章再來展開，敬請期待！